LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA ( LDKS )

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA ( LDKS ) Pendahuluan Topik tentang kepemimpinan adalah sebuah topik yang selalu aktual dalam sejarah hidup manusia. Dengan semakin banyaknya jumlah manusia di dunia dengan sumber alam yang semakin terbatas, berbagai macam persoalan dalam hidup manusia bermunculan bagaikan cendawan di musim hujan. Keadaan ini menuntut adanya pemimpin-pemimpin yang mampu memimpin dunia menuju keadaan yang lebih baik. Saat ini ada lebih banyak gereja dan organisasi misi daripada masa sebelumnya. Keadaan ini menunjukkan adanya kebutuhan yang semakin besar akan pemimpin. Ironisnya, dalam sebuah konvensi Asosiasi Injili Nasional di Amerika Serikat beberapa tahun yang lalu, George Brushaber, seorang rektor perguruan tinggi berbicara tentang “sebuah generasi yang hilang”, yaitu para pemimpin muda yang siap mengambil posisi dari kelompok perintis injili senior pasca Perang Dunia II. Kepemimpinan Secara Umum Pemimpin, Dilahirkan atau Dibentuk? Ada pendapat umum dalam masyarakat bahwa seorang pemimpin itu dilahirkan (secara alamiah). Pendapat ini didukung oleh Oswald Sanders yang dinyatakan dalam buku yang ditulis pada tahun 1974, Kepemimpinan Rohani. Sanders mengatakan bahwa sifat-sifat alamiah berasal dari Allah dan akan mencapai efektifitas tertinggi jika digunakan untuk melayani-Nya. (3) Sementara itu 21 tahun kemudian, John Maxwell menyatakan bahwa memang ada orang-orang tertentu yang dilahirkan dengan kualitas pemimpin, tetapi di luar itu kepemimpinan dapat diajarkan (yang berarti dapat dipelajari). Paling tidak ada tiga hal yang penting dalam pengembangan kepemimpinan bagi orang yang tidak dilahirkan dengan kualitas kepemimpinan: 1. Telah melihat model kepemimpinan sepanjang hidupnya. 2. Telah mempelajari tambahan ilmu kepemimpinan melalui latihan. 3. Mempunyai disiplin pribadi untuk menjadi pemimpin besar. (4) Pada umumnya orang yang dilahirkan dengan kualitas pemimpin tidaklah banyak jumlahnya dan lebih banyak orang yang menjadi pemimpin melalui poses pembelajaran secara terus menerus. Dalam dunia sekitar, kita mendapati bahwa pemimpin besar tidak dilahirkan melainkan dibentuk. Tanpa proses pembelajaran, seorang yang mempunyai kualitas kepemimpinan tidak dapat mencapai hasil yang optimal. Sebaliknya seorang dengan bakat yang biasa-biasa saja tapi menempa dirinya dengan keras dapat menjadi seorang pemimpin yang sukses. Hal ini dapat dengan mudah dilihat dalam segala bidang seperti olah raga atau negara. Sebuah contoh yang sangat baik adalah kisah hidup berikut: • Pada tahun 1932 ia kalah dalam pemilihan kepala daerah. • Tahun 1849 gagal menjadi komisioner dari General Land Office. • Tahun 1855 dan 1858 kalah dalam pemilihan senat. • Tahun 1856 kalah dalam nominasi wakil presiden. (5) Natur Kepemimpinan Baik Sanders maupun Maxwell sepakat bahwa inti dari semua definisi kepemimpinan hanya satu kata yaitu pengaruh. Kepemimpinan bukan kemampuan untuk mendapatkan pengikut, bukan untuk mencapai kedudukan, jabatan atau pangkat dan setelah berhasil mendapatkannya kemudian berpikir bahwa mereka sudah menjadi pemimpin. Para ahli sosiologi mengatakan bahwa setiap manusia (bahkan yang paling tertutup) mempengaruhi paling sedikit 10.000 manusia lainnya selama hidupnya. Oleh karenanya yang menjadi persoalan bukan apakah kita mampu mempengaruhi orang lain, melainkan pengaruh macam apa yang kta berikan kepada orang lain. Dengan mengutip ucapan Robert Dilenschneider, Maxwell melontarkan gagasan tentang “segitiga kekuasaan” untuk membantu para pemimpin maju. (6) Yang dimaksud dengan segitiga kekuasaan adalah komunikasi, pengakuan, dan pengaruh. Ketika kita mulai berkomunikasi secara efektif dengan orang lain, hal ini menuntun kepada pengakuan mereka akan kompetensi kita. Pada akhirnya pengakuan itu akan sampai pada pengaruh (pengaruh kita terhadap orang lain). Meningkatkan Pengaruh Seorang Pemimpin Setiap orang dapat meningkatkan pengaruh dan potensi kepemimpinannya. Salah satu alat yang berguna adalah dengan memahami tingkat kepemimpinan kita yang sekarang sehingga dapat meningkatkannya ke level berikutnya. Maxwell memberikan lima tingkatan kepemimpinan sebagai berikut: 1. Kepemimpinan yang didapat dari kedudukan (hak). Seorang yang memimpin berdasarkan kedudukannya adalah tingkat yang paling dasar dalam kepemimpinan. Satu-satunya pengaruh yang dipunyai adalah jabatannya sehingga orang lain hanya mengikuti pemimpinnya karena harus dan berdasar wewenang yang dinyatakan. Level ini adalah pintu menuju kepemimpinan. 2. Kepemimpinan yang didapat dari izin (hubungan). Di level kedua ini orang mengikuti pemimpin berdasarkan keinginannya sendiri. Orang mengikuti pemimpin melampaui wewenang yang dinyatakan. Level ini adalah fondasi kepemimpinan. 3. Kepemimpinan yang didapat dari produksi (hasil). Pada level ini pemimpin mendapatkan momentum karena para pengikut menyukai pemimpin dan apa yang dilakukan pemimpin. Perbedaan dengan tingkat sebelumnya adalah pada tingkat “hubungan”, orang mengikuti pemimpin tanpa ada tujuan yang jelas (berdasar pada karisma). Pada level “hasil” semua orang mengikuti pemimpin berdasar rasa suka dan adanya tujuan yang jelas. 4. Kepemimpinan yang didapat dari pengembangan manusia (reproduksi). Pada level ini seorang pemimpin dikatakan hebat bukan karena mengembangkan kepemimpinan di dalam diri ada, 5 kekuasaannya, tetapi karena kemampuannya membuat pengikutnya tumbuh secara pribadi melalui bimbingan pemimpinnya. Dapat dikatakan pemimpin telah berhasil mendapatkan hati, cinta, dan loyalitas para pengikutnya. 5. Kepemimpinan yang didapat dari kemampuan menguasai pribadi (rasa hormat). Level ini sangat sulit untuk dicapai. Hanya pemimpin yang sudah teruji kebenarannya melalui proses yang sulit yang mampu mencapai tingkat ini. Orang mengikuti sang pemimpin karena “siapa diri si pemimpin dan apa yang diwakilinya.” (7) Dari apa yang dipaparkan di atas, jelas perjalanan menjadi seorang pemimpin adalah sebuah jalan yang sulit, panjang, curam, dan penuh cobaan. Satu hal yang penting untuk dipikirkan adalah apa tuntutan Tuhan bagi orang percaya berkaitan dengan kepemimpinan?. Yesus adalah pemimpin, tetapi Hitler, Mussolini, Stalin dll juga seorang pemimpin. Tentunya Tuhan tidak menginginkan anak-anak-Nya menjadi pemimpin seperti Hitler. Jadi tantangan bagi orang kristen tidak sekedar menjadi pemimpin yang baik melainkan menjadi pemimpin rohani seperti Kristus sendiri. Menjadi pemimpin rohani lebih dari sekedar menjadi seorang pemimpin karena selain sifat alamiah (bakat) dan proses pembelajaran, masih ada satu kualifikasi lainnya. Sanders mengatakan: Seorang pemimpin rohani mempengaruhi orang lain bukan dengan kekuatan pribadinya saja, melainkan dengan kepribadian yang diterangi, ditembusi dan dikuatkan oleh Roh Kudus. Kepemimpinan rohani adalah masalah kuasa rohani yang lebih tinggi nilainya dan yang tidak dapat ditimbulkan dari diri sendiri (8). Arti Penting Organisasi Pengertian Arti Penting Organisasi Kehidupan manusia di dunia tidak dapat terlepas dari organisasi. Setiap hari kita berhubungan dan terlibat dengan organisasi dan hidup kita dipengaruhi dan mempengaruhi organisasi dalam derajat yang berbeda-beda. Secara sadar kita terlibat dalam organisasi sebagai siswa, karyawan, anggota gereja, warga negara dll. Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama (13). Definisi yang lain menyatakan organisasi sebagai kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan (14). Dari dua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi dibentuk ‘by design’ untuk melayani kebutuhan manusia yang tidak dapat dicapai secara individu. Organisasi lebih dari sekedar alat untuk menyediakan barang dan jasa tetapi juga menyediakan lingkungan di mana sebagian besar dari kita menghabiskan kehidupan. Sebuah studi tentang organisasi (termasuk oganisasi misi) terdiri dari individu, kelompok individu, struktur dan proses organisasi. Gibson, Ivancevich,dan Donnelly menggambarkan model organisasi sbb: Perilaku di dalam organisasi: Individu. Perilaku dan perbedaan individu Teori motivasi dan aplikasinya Imbalan, hukuman, dan disiplin Stress dan individu Perilaku dalam organisasi: kelompok dan pengaruh antar pribadi Perilaku kelompok Perilaku antar-kelompok dan penanganan konflik Kekuasaan dan politik Kepemimpinan Struktur organisasi Desain organisasi Desain pekerjaan Proses organisasi Komunikasi Pengambilan keputusan Evaluasi prestasi kerja Sosialisasi/karier (15) Semua komponen dari model organisasi di atas menunjukkan bahwa setiap perubahan variabel dapat mempengaruhi perilaku organisasi dan perilaku individu. Setiap perubahan pimpinan, perubahan struktur dan proses organisasi dll pasti mempunyai pengaruh dalam perilaku organisasi. Sebuah organisasi yang baik mempunyai visi dan misi yang jelas. Visi dan misi ini berfungsi sebagai dasar acuan organisasi untuk mencapai tujuan. Model organisasi di atas dibangun dengan dasar visi dan misi organisasi. Ada perbedaan tujuan akhir antara organisasi dunia dan organisasi misi. Organisasi dunia di desain untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan oleh pemilik organisasi tersebut. Organisasi misi ada untuk melaksanakan Amanat Agung Kristus. Visi dan Misi Organisasi Misi Sebuah organisasi misi yang baik tentu dibangun dengan dasar-dasar kebenaran Alkitab. Kebenaran Alkitab adalah dasar penyusunan visi dan misi organisasi misi. Visi dan misi berfungsi sebagai acuan penyusunan model organisasi. Sebuah organisasi misi dapat mengalami perubahan dalam model organisasinya sesuai dengan konteks dan zaman tetapi visi dan misinya tidak boleh pernah berubah. Perubahan dalam model organisasi dan manajemen organisasi misi adalah sebuah kebutuhan dalam zaman yang terus berubah ini. Hari ini organisasi misi terus bertumbuh dalam jumlah. Ironisnya persentase orang percaya di dunia tidak bertambah bahkan cenderung berkurang. Hal ini dapat dilihat dari tabel berikut: (16) Tahun Penduduk Dunia Orang Kristen Non- Kristen Persentase penduduk Kristen terhadap penduduk dunia 30 170 juta ? 170 juta - 1900 1.620 juta 588 juta 1.602 juta 36,70 1960 3.010 juta 1.008 juta 2.002 juta 33,49 1981 4.585 juta 1.473 juta 3.019 juta 32,13 2000 6.240 juta 1.900 juta 4.340 juta 30,49 Data di atas sudah seharusnya membunyikan alarm di kepala kita. Hal ini menuntut adanya evaluasi menyeluruh dari setiap gereja dan organisasi misi akan efektifitas kegiatan program penginjilan di tempat masing-masing. Hal ini tentunya tidak mudah tapi perlu dan harus dilakukan. Saat ini memang benar ladang sudah menguning dan siap dituai tapi siapakah yang mau diutus untuk menuai? Mengapa ladang Tuhan sampai “kekurangan” pekerja-pekerja?. Tentunya hal ini rumit dan sangat kompleks untuk dibahas. Penulis mencoba membahas hanya dari satu segi saja dengan mengkaitkan peran kepemimpinan dalam organisasi misi sebagai penutup. Materi-materi LDKS 1. Kepemimpinan 2. Problem Solving 3. Dinamika Kelompok 4. Administrasi dalam Organisasi 5. Manajemen Organisasi LDK Mental Untuk LDK Mental pada umumnya, materi yang diberikan secara garis besar ialah dalam bentuk Penyuluhan Mental Kepemimpinan. Kegiatan yang biasa dilakukan dalam LDK Mental adalah : Outbond / Kegiatan Alam, seperti : • Hiking • Menyebrangi sungai • Mendaki bukit • Menyusuri terasering / pematang sawah Permainan-permainan yang memiliki nilai kepemimpinan, seperti : • Memasukkan paku dalam botol dengan mata tertutup. Salah seorang yang lain memberikan aba-aba agar paku tersebut masuk. Dibutuhkan kemampuan untuk menganalisa segala macam kemungkinan dan kemampuan untuk memerintah secara hati-hati dan terpertimbangkan agar bisa mencapai goal dari permainan ini yaitu memasukkan paku dalam botol • Bisik berantai. Dibutuhkan kemampuan sebagai pendengar sekaligus penyampai pesan yang baik agar dapat menyampaikan pesan yang benar dari awal hingga akhir. Pemberian materi kepemimpinan yang dibagi dalam beberapa sessi, seperti : • Sessi Kepemimpinan : Penyuluhan mengenai karakter pemimpin yang benar. • Sessi Komunikasi : Penyuluhan mengenai cara-cara berkomunikasi yang benar sebagai layaknya seorang pemimpin. • Sessi Problem Solving / Challange : Penyuluhan mengenai cara-cara seorang pemimpin memecahkan masalah secara efektif dan benar. • Sessi Dinamika Kelompok : Berupa permainan. MATERI I KEPEMIMPINAN A. Pendahuluan Kepemimpinan adalah merupakan masalah sentral dalam kepengurusan suatu organisasi. Maju mundurnya suatu organisasi, mati hidupnya organisasi, tumbuh kembang organisasi, senang tidaknya bekerja dalam suatu organisasi serta tercapai tidaknya tujuan organisasi sebagian ditentukan oleh tepat tidaknya kepemimpinan yang diterapkan dalam organisasi yang bersangkutan. Meskipun tidak dapat dipungkiri bahwa pemimpin hanya dapat menjalankan kepemimpinannya sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sebagian besar pekerjaan dilakukan oleh anggotanya, tetapi yang dikenal adalah pemimpin itu sendiri. Pada pembahasan materi kepemimpinan ini dibatasi oleh kepemimpinan khas Indonesia yang sesuai dengan Dasar Negara, Falsafah serta pandangan hidup bangsanya. B. Sikap Dasar Kepemimpinan 1. Pengertian Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan atau Leadership berasal dari kata dasar “pimpin” yang artinya bimbing atau tuntun, atau dalam kata kerja “memimpin” yaitu membimbing atau menuntun. Sedangkan kepemimpinan (menunjukkan kata sifat) adalah perilaku seseorang yang dibentuk oleh gabungan karakter positif seorang pemimpin. Ada sifat-sifat yang melekat dan karenanya ia lebih bersifat universal sebab didalamnya menyangkut parameter nilai (standar value). Determinasi kepemimpinan menurut Kartini Kartono meliputi 3 faktor, yaitu (1) faktor orang/pribadi (2) faktor posisi (3) factor situasi. Jadi pemimpin adalah orang yang memiliki kelebihan sehingga dia mempunyai kekuasaan dan kewibawaan untuk menggerakkan, mengerahkan, dan membimbing bawahan. Dalam pengertian lebih luas pemimpin adalah seseorang yang memimpin dengan jalan memprakarsai tingkah laku sosial dengan mengatur, menunjukkan, mengorganisir dan mengontrol usaha orang lain atau melalui prestise kekuasaan. Menurut Paul Mersey dan Kenenth M. Blanchard, 1982 kepemimpinan adalah proses mempengaruhi kegiatan individu atau kelompok dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi tertentu. Dari berbagai pendapat pada dasarnya kepemimpinan mempunyai dua hal yang dominan, yaitu mempengaruhi dan saling pengaruh. Mempengaruhi mengandung kesan searah sedangkan saling pengaruh mengandung makna timbal balik. Karena berupa kemampuan mempengaruhi perilaku orang lain dalam situasi tertentu agar bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan bagaimana pemimpin mempengaruhi bawahan/anggota bisa bermacam-macam, antara lain dengan memberikan gambaran masa depan yang lebih baik, memberi perintah, memberi imbalan, melimpahkan wewenang, member penghargaan, memberi kedudukan, membujuk, mengajak, memberi kesempatan berperan, memberi motivasi, memberikan arah, mendorong kemajuan, menciptakan perubahan, memberikan ancaman, hukuman dll. C. Teori Kepemimpinan Faktor-faktor yang terdapat dalam kepemimpinan dengan pendekatan : 1. Pendekatan Bakat Teori ini memandang bahwa pemimpin dianugerahi bakat untuk yang membedakan mereka dari orang kebanyakan dan menurut Ordway Tead : “Seseorang Pemimpin harus memiliki sepuluh syarat yang berkenan dengan” : 1. Kekuatan fisik dan susunan syaraf 2. Penghayatan terhadap arah dan tujuan 3. Antusiasme 4. Integritas 5. Keahlian teknis 6. Kemampuan memutuskan 7. Keramah tamahan 8. Intelegensia 9. Keterampilan mengajar 10. Kepercayaan Hunt lebih mempersempit lagi bahwa yang berhasil menjadi pemimpin umumnya mereka yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 1. Mempunyai intelegensia diatas rata-rata 2. Sehat 3. Berasal dari golongan menengah atau atas 4. Mempunyai keinginan yang kuat 5. Seringkali anak pertama atau anak laki-laki pertama Teori ini dalam kenyataannya tidak berhasil menemukan seperangkat bakat yang menjamin berhasilnya kepemimpinan dan dalam kenyataannya tidak semua bakat yang diharapkan. 2. Pendekatan Situasional Teori ini berkeyakinan, bahwa situasi tertentulah yang melahirkan pemimpin. Menurut Murphy : 1941, bahwa pemimpin dilahirkan oleh situasi darurat atau gawat. Dalam situasi demikian muncul seorang yang mempunyai kemampuan membaca situasi dan berhasil mengatasinya maka lahirlah seorang pemimpin. 3. Pendekatan Bakat dan Situasional Pendekatan bakat gagal menemukan perangkat bakat yang menjamin keberhasilan pemimpin. Sebaliknya pendekatan situasional terlalu meremehkan bakat walaupun hasil penelitian menunjukkan adanya bakat dan keberhasilan memimpin. Oleh karena itu para teoritisi berpendapat bahwa pemimpin adalah suatu proses yang melibatkan pemimpin, anak buah dan situasi. D. Azas Kepemimpinan Sikap dasar dan Prinsip bagi seorang pemimpin adalah : a. Konsisten dan konsekwen dalam menghayati dan mengamalkan Pancasila. b. Mengayomi, suka memberi perlindungan atau memberi teguh sehingga pengikutnya selalu merasa aman dan tentram dalam perlindungannya. Disamping sikap dasar diatas, para pemimpin organisasi di Indonesia perlu mengembangkan sifat-sifat tertentu, yaitu : a. Adil b. Arif bijaksana c. Penuh prakarsa/inisiatif d. Percaya diri e. Penuh daya pikat f. Ulet g. Mudah mengambil keputusan h. Jujur i. Berani mawas diri j. Komunikatif Karena latar belakang budaya, agama dan heterogenitas masyarakat indonesia yang khas, secara operasional kepemimpinan organisasi di Indonesia harus berpegang pada 11 azas kepemimpinan sebagai norma, yaitu : 1. Taqwa; percaya pada Tuhan Yang Maha Esa 2. Ing Ngarso Sung Tulodo; didepan memberi teladan 3. Ing Madya Mangun Karso; ditengah membangun kemampuan, tekad dan prakarsa. 4. Tut wuri Handayani; dibelakang memberi dorongan, penggerak, pengarah. 5. Waspada Urwowiseso; senantiasa waspada, sanggup mengawasi dan berani memberikan koreksi. 6. Ambeg Paramarta; harus mampu menentukan segala sesuatu dengan tepat dan menentukan prioritas. 7. Prasojo; senantiasa bersahaja, sederhana dan tidak berlebihan. 8. Setyo; selalu setia, loyal terhadap organisasi. 9. Geminastiti; hemat dan cermat. 10. Beloka; jujur, terbuka dan berani bertanggung jawab. 11. Legowo; ikhlas, bersedia dan rela. E. Teknik kepemimpinan a. Teknik pematangan / penyiapan pengikut b. Teknik penerangan (memberikan keterangan yang jelas faktual untuk meyakinkan kepada pengikut sesuai dengan kemauan pemimpin ). c. Teknik propaganda berusaha memaksakan kehendak atau keinginan pemimpin yang kadang-kadang bagi pengikut tidak ada pilihan lain. d. Teknik human relations Teknik ini merupakan proses pemberian dorongan agar orang mau bergerak, yang dapat dijadikan motif, yaitu pemenuhan physis dan kebutuhan psikologis. e. Teknik menjadi tauladan f. Teknik pemberian contoh yang mewujudkan dalam dua aspek, yaitu aspek negative dalam bentuk larangan dan aspek positif dalam bentuk anjuran atau keharusan. g. Teknik persuasi (mengajak dengan lunak). h. Teknik pemberian perintah i. Teknik menyuruh orang yang diberi perintah dengan ketentuan power dan kekuasaan. j. Teknik penggunaan system komunikasi yang cocok. Teknik ini harus mempertimbangkan kondisi penerimaan informasi (yang diajak komunikasi). k. Teknik penyedian Fasilitas-fasilitas kepada sekelompok orang yang sudah siap untuk mengikuti ajakan si pemimpin, maka orang-orang itu harus diberi fasilitas, atau kemudahan-kemudahan. F. Fungsi Kepemimpinan Fungsi kepemimpinan organisasi sebagai salah satu fungsi managemen, kepemimpinan menjadi mencakup beberapa tugas dan kewajiban organisasi diantaranya : a. Pengambilan keputusan Pengambilan keputusan dalam rangka menjalankan kekuasaan organisasi. (Chester Barrnat) b. Motivasi Motivasi diperlukan untuk kebutuhan psikologis, keamanan, kebutuhan sosial, prestise, mempertinggi kemampuan (Abraham Maslow ). c. Visi “Tragedi terbesar dalam diri seorang manusia adalah bila menjadi penglihatan tetapi tidak mempunyai visi. KEPEMIMPINAN UMUM Yang dimaksud dengan tipologi kepemimpinan adalah bagaimana pemimpin menjalankan tugasnya, misalnya gaya apa yang digunakan dalam merencanakan, merumuskan, menyampaikan perintah, atau ajakan kepada yang diperintah. Penggolongan gaya kepemimpinan : 1. Gaya Kepemimpinan Otokratis (terpusat pada pemimpin/direktif) Gaya ini ditandai dengan banyaknya petunjuk yang datang dari pemimpin (penonjolan pada pemberian perintah). 2. Gaya Kepemimpinan Birokratis Ditandai dengan keketatan pelaksanaan prosedur yang berlaku pada pemimpin dan anak buahnya atau memimpin berdasarkan peraturan. 3. Gaya Kepemimpinan Demokratis Gaya ini terpusat pada anak buah, kepemimpinan dengan kesederajatan, kepemimpinan konsultatif atau parsitipatif (terjadi komunikasi dua arah) dan keputusan diambil secara bersama. 4. Gaya Kepemimpinan Bebas Pemimpin melimpahkan sepenuhnya kepada anak buahnya dalam menentukan tujuan serta cara dipilih untuk mencapai tujuan itu. Peranan pemimpin hanyalah menyediakan keterangan dan hubungan dengan pihak luar. KESIMPULAN Dengan memperhatikan definisi dan deskripsi yang ada maka pada umumnya kepemimpinan diartikan sebagai kemampuan dan kesanggupan menggerakan orang-orang untuk bekerja dan mengarahkannya pada tujuan yang telah ditetapkan. Pemimpin dan kepemimpinannya perlu menumbuhkan sifat dasar dan sifat-sifat tertentu yang sesuai dengan keadaan/kondisi Indonesia yang sedang membangun sesuai dengan tujuan dan cita-cita nasional. Para pemimpin organisasi diera reformasi dihadapkan kepada multi tantangan akibat kesalahan-kesalahan masa lalu. Untuk para pemimpin organisasi sekarang dituntut memiliki moralitas, integritas kepemimpinan professional kompetitif dan daya saing tinggi. Materi 2: ADMINISTRASI DAN KESEKTARIATAN I. PENDAHULUAN Setiap organisasi (apapun bentuknya) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi itu akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya anggota, kelompok, kerjasama dan perangkat lainnya seperti kesektariatan dan administrasi. Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah Kesektariatan dan administrasi. Kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis berpendapat bahwa kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang signifikan dalam kegiatan organisasi. II. ADMINISTRASI Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan. Usaha/kegiatan tersebut disebut dengan administrasi. Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lain-lain. Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegitan catat mencatat/tulis–menulis) atau sectretrial work (pekerjaan sekretaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan. Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan; 2. Adanya kelompok orang; 3. Adanya kerjasama; 4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan; III. KESEKRETARIATAN Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau kesekretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. 4. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi). 5. Surat menyurat; 6. Kegiatan kearsipan dan agenda; 7. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi; 8. Pengiriman dan penerimaan surat; dan 9. Data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangan tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan terhadap kegiatan pokok administrasi”. Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agenda kegiatan. A. Surat Menyurat Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai: 1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan. 2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. 3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan. 4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah. 5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah. Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu: 1. surat pribadi, 2. surat dinas (resmi), dan 3. surat niaga. Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan. Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat. Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan menjadi 6 (enam) dan macam bentuk surat, yaitu : a. bentuk lurus penuh (full block style), b. bentuk lurus (block style), c. bentuk setengah lurus (semi block style), d. bentuk bertekuk (idented style), e. bentuk resmi Indonesia lama, f. bentuk Indonesia baru. (contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa Indonesia bagian surat menyurat. Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) Keterangan : (1) Kop/Kepala Surat; (2) tanggal surat; (3) nomor. Lampiran, perihal (4) alamt,tujuan; (5) salam pembuka; (6) Isi surat (7) Salam penutup; (8) pengirim surat; dan, (9) tembusan; B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis 1). Arsip Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumen-dokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper. Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut : 1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan. 2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum 3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau. 4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain. System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu : 1. Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama. 2. Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat.. 3. Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat.. 4. Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat. 5. Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut. 2) Agenda Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu : 1. Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar. 2. Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar. 3. Ekspedisi Kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn buku ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya. Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan. IV. P E N U T U P Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi. MATERI III RETORIKA dan PROTOKOLER A. Retorika 1. Pengertian : Retorika artinya seni berbicara atau keterampilan berbicara, yakni ilmu yang mempelajari cara mengatur kata-kata supaya timbul kesan menarik bagi pihak lain. 2. Tujuan : a. Knowladge transfer, yaitu untuk mentransfer ilmu pengetahuan b. Mision Transfer, yaitu untuk mentransfer misi atau suatu tujuan c. Korektif, yaitu untuk membela kebenaran d. Instruktif, yaitu mendidik orang yang tidak dapat mencapai logika e. Sugestif, yaitu memberi saran dapat menguasai lawan dan situasi f. Devensif, yaitu sebagai alat pertahanan mental 3. Retorika dalam Komunikasi Formal a. Sistem Persiapan : Menggunakan konsep, teks atau naskah Menentukan inti atau garis besar yang akan dibicarakan Menghapal konsep secara persis dan tampil secara spontan. b. Tekhnik dalam tampil : Penataan busana, pengaturan mimik muka atau ekspresi olah vocal, pengaturan intonasi Aksentuasi strategi psikologis masa : tidak menggurui, tidak menyudutkan pihak lain dan tidak menyombongkan diri. c. Kerangka Materi d. Pembukaan : Apersepsi Isi : pokok atau inti pembicaraan Penutup : Penajaman atau pengkerucutan Materi yang Menarik Simpel Berbobot Dapat dimengerti Aktual Bernuansa baru e. Pemahaman Objek Sasaran dan Kondisi Kelompok khusus Kelompok umum/heterogen. B. Protokoler 1. Pengertian Protokoler adalah pengaturan tata cara, upacara,gelar kegiatan dan aneka jenis perlengkapan serta penataan tempat dan dekorasi, yang diolah atau disusun secara tertib. 2. Tujuan a. Agar tujuan kegiatan dapat tercapai secara jelas b. Agar proses kegiatan dapat menarik c. Agar proses kegiatan berjalan hidmat dan terhormat d. Agar suatu keiatan dapat berkesan e. Agar isi dan kulit kegiatan dapat berpadu secara harmonis 3. Landasan Dasar a. TAP MPR b. Kepres c. Perda TK I d. Perda TK II e. Sistem Religi f. Sistem budaya nasional g. Sistem budaya daerah 4. Jenis Istilah Latihan Protokoler a. Pembawa acara b. MC c. Presenter d. Moderator 5. Syarat Protokoler a. Sehat jasmani dan rohani b. Memiliki keterampilan retorika c. Berilmu pengetahuan luas d. Memiliki kemampuan berkomunikasi e. Disiplin f. Dapat mengambil keputusan dengan cepat g. Memiliki tim kerja h. Supel dan fleksibel i. Tegas. j. Bertanggung jawab k. Bermental tenang l. Jujur dasn dapat dipercaya m. Dll. Seperti syarat seorang pemimpin 6. Jenis kegiatan a. Ceremonial/Formal b. Kegiatan Inti 7. Bahan Pembahasan untuk pengembangan proses, langkah-langkah dalam problematika keprotokoleran, akan disajikan langsung dalam session dialog. MATERI 4 TEHKNIK DISKUSI dan TATA CARA BERSIDANG A. PENGERTIAN DISKUSI Diskusi berasal dari kata “discum” (bahasa latin) dan “discussio” (bahasa inggris) yang artinya adalah interaksi. Adapun menurut istilah adalah : 1. Interaksi yang satu dengan yang lainnya, dalam hal ini perilaku yang satu member informasi, merubah, memperbaiki, atau menerima suatu/sesuatu dari yang lain. 2. Sebagai wahan respon antara pribadi yang akhirnya menghasilkan kesepakatan bersama. 3. Pertemuan untuk bertukar pikiran tentang suatu maslah. B. FUNGSI DISKUSI Diskusi berfungsi sebagai berikut: 1. Pemecahan masalah, menetukan alternatif, usaha pemecahan dan bertindak bersama sesuai dengan alternatif yang tidak direncanakan. 2. Mengembangkan pribadi, harga diri, hormat kepada sesama, berani mengatakan pendapat dan mendalami pengertian tentang suatu persoalan. C. TUJUAN DISKUSI 1. Untuk dapat menyadari , dan menguji bukti-bukti system nilai, pendapat dan respon dari suatu gagasan sendiri atau orang lain. 2. Untuk menguji secara kolektif tentang suatu gagasan yang dikemukakan orang lain. 3. Untuk bertukar pikiran dan ide, belajar mengungkapkan serta menanggapi keterangan yang relevan. 4. Mengaitkan data dan keadaan dari berbagai pandangan orang lain dan latar belakang nya berbeda-beda. C. MACAM-MACAM DISKUSI 1. Bersifat informal a. Model Laju Ikan Yaitu pembicaraan tidak resmi antar dua orang atau tiga orang dengan tempat atau waktu tidak tentu yang dapat menemukan beberapa alternatif pemecahan setidaknya akan mendapat kan untuk menurunkan ketegangan dari suatu persoalan. b. Model Dengung lebah Terdiri dari beberapa kelompok kecil yang tidak ada keterkaitan biasanya dari dua atau sampai empat orang. c. Model debat Adu logika antara seseorang dengan yang lain tentang sesuatu persoalan yang didalamnya ada kelompok pro dan kontra dan disini ada semacam ego kolektif. 2. Bersifat Formal a. Model Lempar Kata Terjadinya pengumpulan gagasan yang cukup singkat, lantaran gagasan tersebut ditampung oleh ketua diskusi dan jumlah anggotanya sekitar 8 sampai 12 orang. b. Model Panel Yang berbicara adalah pakar dari berbagai keahlian untuk meni jau dan menganalisis suatu permasalah yang diajukan. Pertanyaan-pertanyaan diajukan oleh moderator dan peserta diskusi hanya memantau jalanya diskusi. c. Simposium. Hampir sama dengan diskusi panel, hanya dalam symposium para pakar dituntut untuk mengungkapkan dan menjelaskan karya tulisnya dan peserta dapat mengajukan berbagai sanggahan secara langsung atau saran yang diajukan para pakar, karena itu symposium didalamnya berupa kajian dan pendapat tidak sampai pada keputusan jadi ruang lingkupnya cukup jelas. d. Seminar Temu wicara untuk membahas suatu maslah tertentu (terbatas pada suatu persoalan) melalui prasaran dan kajian yang dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan bersama. e. Work Shop (Loka Karya) Telaah terhadap persoalan yang diikuti oleh orang ahli dalam permasalahan itu untuk mendapatkan suatu keputusan . f. Konvensi Hampir sama dengan symposium, membahas persoalan yang cukup jelas, para pakar dan peserta diskusi berasal dari bidang keahlian yang sama walaupun berasal dari lembaga yang berbeda. g. Rapat Kerja Pertemuan wakil-wakil pemimpin suatu instansi untuk mengkaji suati pekerjaan yang sesuai dengan pekerjaan mereka. h. Diskusi kelompok (Group Discusion) Beberapa orang yang mempunyai niat bersama terhadap suatu persoalan, bertemu dan bertukar pikiran, komunikasi yang lebih dekat dan langsung karena baik tempat atau pun waktu dapat ditukar sendiri oleh kelompok. Jumlah anggota kelompok antara 6 sampai 8 orang. Pemimpin dipilih oleh kelompok itu sendiri dan bisa berganti-ganti. E. ORGANISASI DISKUSI Demi kelancaran jalanya diskusi biasanya disusun organisasi sebagai berikut: 1. Ketua atau pemimpin diskusi adalah sebagai berikut: Tugas pemimpin diskusi adalah sebagai berikut: • Memimpin jalanya diskusi, membuka diskusi, mengatur pembicaraan dan menutup diskusi • Merumuskan masalah, sehingga diskusi memperoleh hasil yang positif. • Memberi keputusan bila terjadi perdebatan dalam diskusi 2. Ketua diskusi harus pandai dan bijaksana dan berpengetahuan luas Ciri-ciri pemimpin diskusi yang baik adalah : • Pemimpin diskusi dengan sabar dan tidak berat sebelah • Menghargai setiap pendapat • Mengetahui aturan permainan 3. Persiapan pemimpin diskusi : • Mempersiapkan garis besar diskusi • Membuka diskusi dengan pengarahan/saran • Memimpin jalannya diskusi dengan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, 2. Sekretaris diskusi/Notulen Sekretais diskusi harus mampu mencatat inti permasalahan dan pokok gagasan sehingga tersusunlah hasil diskusi yang rapih./sistematis. 3. Pembicara Pembicara adalah yang menyampaikan/ menyajikan suatu masalah atau meninjau, menganalisa suatun permasalahan yang diajukan moderator atau peserta diskusi. Seorang pembicara harus dapat menyajikan masalah dan dapat membangkitan semangat atau merangsang peserta diskusi serta gaya dan suara dalam menyajikan masalah harus mendatar (monoton). 4. Peserta Peserta diskusi harus : a. Mempunyai kesiapan mental sebelum diskusi. b. Dapat berperan aktif atau berpartisifasi dalam kegiatan diskusi tersebut. c. Tidak perlu takut berbuat salah dalam mengungkapkan masalah. d. Menghindari ketegangan, emosi, dan ego pribadi. F. LANGKAH-LANGKAH DISKUSI 1. Persiapan Dalam hal ini dim ulai dengan munculnya suatu persoalan sebagai bahan kajian diskusi. Kemudian kegiatan berikutnya pembentukan panitia diskusi yang mempersiapkan segala hal yang berkenaan dengan diskusi yang meliputi : Administrasi, akomodasi, dan material. 2. Pelaksanaan Pada tahap ini dimulai dengan pembukaan ( dalam diskusi yang ruang lingkupnya besar, biasanya dibuka oleh pejabat yang berwenang). Kemudian pelaksanaan diatur oleh pemimpin/moderator dan sampai saat penutupan. 3. Penyelasaian Pada bagian ini panitia/tim yang telah dipercaya mereka kembali dan mengumpulkan hasil – hasil diskusi, kemudian disusun dan dilaporkan kepada pihak – pihak yang terkait. 4. Tindak lanjut Berakhirnya diskusi bukan berakhir segalanya namun harus mengadakan tengok balik/terhadap hasil diskusi tersebut. Sampai berapa jauh hasil diskusi yang dicapai/relevansinya dengan apa yang dipersoalkan, karena mungkin saja dari diskusi tersebut dapat menimbulkan persoalan baru yang belum terpikirkan. G. MANFAAT DISKUSI 1. Terangsang untuk lebih memahami masalah dilingkungannya, keluarga, masyarakat, organisasi, dan lingkungan lainnya. 2. Menumbuhkan bakat, sifat dan sikap kepemimpinan 3. Latihan merumuskan buah pikiran yang jelas dan singkat. 4. Melatih jiwa sabar. 5. Menubuhkan jiwa toleransi. 6. Membina dan melatih jiwa terbuka. 7. Mengembangkan kemantapan pikiran, kestabilan emosi, dan kedewasaan berpikir. Solving Problem I. PENDAHULUAN Irama hidup manusia itu adalah masalah (problem) . Seseorang tidak dapat dikatakan hidup, bila tidak pernah menghadapi masalah. Siapa pun orangnya, tidak akan bisa luput dari masalah. Dari Nabi Adam AS hingga Nabi Muhammad SAW, timpa-bertimpa masalah yang harus diselesaikannya. Namun, dengan kiat-kiat khusus, para utusan Allah itu berhasil menyelesaikan (to solve) masalah-masalah yang dihadapi. Dengan demikian, kita haruslah menyadari bahwa hidup dan kehidupan kita berhiaskan masalah, baik masalah yang datang dari diri kita sendiri mau-pun masalah yang datang dari luar kita. Hidup adalah masalah. Masalah adalah jarak antara keinginan dan kenyataan yang dihadapi saat ini. Masalah adalah suatu keadaan yang tidak sesuai dengan harapan yang kita inginkan. Kemam-puan kita mempertemukan keinginan dan kenyataan, itulah yang dinamakan dengan memecahkan masalah . Pemecahan masalah (problem solving) dapat didefenisikan sebagai suatu proses penghilangan perbedaan atau ketidaksesuaian yang terjadi antara hasil yang diperoleh dan hasil yang diinginkan. Salah satu bagian dari proses peme-cahan masalah adalah pengambilan keputusan (decision making) yang didefe-nisikan sebagai memilih solusi terbaik dari sejumlah alternatif yang tersedia. Pengambilan keputusan yang tidak tepat akan mempengaruhi kualitas hasil pemecahan masalah yang dilakukan. Kemampuan untuk melakukan pemecahan masalah adalah keteram-pilan yang dibutuhkan oleh hampir semua orang dalam aspek kehidupannya. Akan tetapi, keterampilan ini menjadi lebih penting lagi perannya, bila dikait-kan dengan posisi seorang pemimpin yang melaksanakan tugas-tugas kepemim-pinannya dalam suatu organisasi. Pimpinan yang mampu menyelesaikan masa-lah organisasinya dengan tepat dan benar, dipastikan akan dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memperlancar kepemimpinannya. Beragam teori tentang pemecahan masalah telah dihasilkan oleh banyak pakar dan ahli manajemen. Akan tetapi, dari sederetan teori tersebut, metode pemecahan masalah secara analitis dipandang sebagai teori yang ‘mempan’ untuk beragam kondisi dan suasana organisasi. Metode ini adalah salah satu pendekatan pemecahan masalah yang sering dilakukan, serta bisa meningkat-kan kualitas individu. Dengan menggunakan metode ini, seseorang dituntut untuk bisa lebih kreatif dalam menganalisa sebuah permasalahan. Kendatipun demikian, keberhasilan metode ini sangat bergantung kepada kepiawaian indi-vidu atau pemimpin yang terlibat dalam masalah yang hendak diselesaikan itu. II. LANGKAH-LANGKAH PEMECAHAN MASALAH Dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi, terutama dalam kepe-mimpinan sebuah organisasi, ada beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu : 1. Menganalisa Masalah Pada bagian ini, kita dituntut untuk bisa menganalisa atau melakukan diagnosa terhadap sebuah masalah, kejadian, peristiwa atau situasi supaya kita bisa fokus pada masalah yang sebenarnya. Seringkali orang dalam mela-kukan pemecahan masalah terjebak pada gejala-gejala yang timbul dari masalah tersebut. Agar kita bisa memfokuskan perhatian kita pada masalah sebenarnya, dan bukan pada gejala-gejala yang muncul, maka dalam proses mendefenisi-kan suatu masalah, diperlukan upaya mencari informasi yang diperlukan sebanyak-banyaknya. Dengan demikian diharapkan, kita bisa mendefensi-kan masalahnya dengan tepat dan benar. Berikut ini adalah beberapa karakteristik dari pendefenisian masalah yang baik : 1. Fakta dipisahkan dari opini atau spekulasi. Data objektif harus dipisah-kan dari persepsi. 2. Semua pihak yang terlibat diperlukan sebagai sumber informasi. 3. Masalah harus dinyatakan secara tegas. Hal ini seringkali dapat meng-hindarkan kita dari pembuatan defenisi yang tidak jelas. 4. Defenisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas adanya ketidak-sesuaian antara standar atau harapan yang telah ditetapkan sebelumnya dan kenyataan yang terjadi. 5. Defenisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas pihak-pihak yang terkait atau berkepentingan dengan terjadinya masalah itu. 2. Membuat Alternatif Pemecahan Masalah Setelah kita berhasil mendiagnosa masalah tersebut dengan tepat dan benar, langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah membuat sejumlah alternatif pemecahan masalah. Pada tahap ini, kita diharapkan dapat memi-lih hanya satu solusi, sebelum alternatif solusi-solusi yang ada diusulkan. Dengan memilih satu solusi masalah yang ditawarkan akan menjadikan kualitas pemecahan masalah lebih efektif dan efesien. Ada beberapa karakteristik pembuatan masalah yang harus diperha-tikan, yakni : a. Semua alternatif yang ada sebaiknya diusulkan dan dikemukakan terle-bih dahulu sebelum kemudian dilakukan evaluasi. b. Alternatif-alternatif yang ada, diusulkan oleh semua orang yang terlibat dalam penyelesaian masalah. Semakin banyak orang yang mengusulkan alternatif, semakin bagus pula untuk meningkatkan kualitas solusi dan penerimaan kelompok. c. Alternatif-alternatif yang diusulkan harus sejalan dengan tujuan atau kebijakan organisasi. Kritik dapat menjadi penghambat, baik terhadap proses organisasi maupun proses pembuatan alternatif pemecahan masalah. d. Alternatif-alternatif yang diusulkan perlu mempertimbangkan konse-kuensi yang muncul dalam jangka pendek maupun jangka panjang. e. Alternatif-alternatif yang ada saling melengkapi satu dengan yang lain. Gagasan yang kurang menarik, bisa menjadi gagasan yang menarik bila dikombinasikan dengan gagasan-gagasan lainnya. f. Alternatif yang diusulkan harus dapat menyelesaikan masalah yang telah didefenisikan dengan baik. Masalah lainnya yang muncul, mungkin juga penting. Namun dapat diabaikan bila tidak secara langsung mempenga-ruhi pemecahan masalah utama yang sedang terjadi. 3. Mengevaluasi Alternatif-alternatif Setelah kita berhasil mengenali karakteristik pembuatan alternatif tersebut di atas, kita perlu pula untuk mengevaluasi alternatif-alternatif pemecahan masalah yang telah diambil. Pada tahap ini, kita dituntut untuk berhati-hati memberikan penilaian keuntungan dan kerugian terhadap alternatif-alternatif yang diambil. Agar kita tidak terjebak pada kesalahan dalam penentuan solusian atau pemecahan masalah, maka pada tahap evaluasi ini kita harus memperhatikan : a. Tingkat kemungkinannya untuk dapat menyelesaikan masalah tanpa menyebabkan terjadinya masalah lain yang tidak diperkirakan sebelum-nya. b. Tingkat penerimaan dari semua orang yang terlibat di dalamnya. c. Tingkat kemungkinan penerapannya. Berikut ini adalah karakteristik-karakteristik dari evaluasi alternatif pemecahan masalah yang baik : a. Alternatif-alternatif yang ada dinilai secara relatif berdasarkan suatu standar yang optimal, bukan sekadar standar yang memuaskan. b. Penilaian terhadap alternatif-alternatif yang ada dilakukan secara siste-matis, sehingga semua alternatif yang diusulkan akan dipertimbangkan. c. Alternatif-alternatif yang ada dinilai berdasarkan kesesuaiannya dengan tujuan organisasi dan mempertimbangan pandangan-pandangan dari orang lain yang terlibat di dalamnya. d. Alternatif-alternatif yang ada dinilai berdasarkan dampak yang mung-kin ditimbulkannya, baik secara langsung maupun tidak langsung. e. Alternatif yang paling dipilih dinyatakan secara tegas. 4. Rencana Tindak Lanjut Yang harus dilakukan selanjutnya adalah penerapan solusi yang telah kita pilih pada bagian pencarian alternatif pemecahan masalah. Pada bagian ini, seorang penentu kebijakan harus peka pada keadaan yang mungkin timbul terhadap solusi yang dijalankan, karena bagaimana pun, setiap solusi yang ditawarkan selalu ada titik balik yang kemungkinan ada reaksi negatif. Berikut ini adalah karakteristik dari penerapan dan rencana tindak lanjut yang efektif : 1. Penerapan solusi dilakukan pada saat yang tepat dan dalam urutan yang benar. Penerapan tidak mengabaikan faktor-faktor yang membatasi dan tidak akan terjadi sebelum tahap 1, 2, dan 3 dalam proses pemecahan masalah dilakukan. 2. Penerapan solusi dilakukan dengan menggunakan strategi “sedikit demi sedikit” dengan tujuan meminimalkan terjadinya perlawanan dan me-ningkatkan dukungan. 3. Proses penerapan solusi meliputi juga proses pemberian umpan balik. Berhasil tidaknya penerapan solusi, haris dikomunikasikan, sehingga terhadi proses pertukaran informasi. 4. Keterlibatan dari orang-orang yang akan terkena dampak dari penera-pan solusi dianjurkan dengan tujuan untuk membangun dukungan dan komitmen. 5. Adanya sistem monitoring yang dapat memantau penerapan solusi secara berkesinambungan. 6. Penilaian terhadap keberhasilan penerapan solusi berdasarkan atas terselesaikannya masalah yang dihadapi, bukan karena adanya manfaat lain yang diperoleh dengan adanya penerapan solusi ini. Sebuah solusi tidak dapat dianggap berhasil bila masalah yang menjadi pertimbangan yang utama tidak terselesaikan dengan baik, walaupun mungkin muncul dampak positif lainnya. III. MEMANAJEMEN PEMECAHAN MASALAH Menghadapi masalah dan memecahkannya secara berulang-ulang, dapat menjadikan kita dewasa dan memiliki filosofis hidup. Kekuatan filosofis kehi-dupan adalah sejauhmana kita bisa mene-mukan tujuan hakiki hidup ini. Salah satu pendekatan yang kerap digunakan dalam memanajemen peme-cahan masalah adalah dengan menggunakan kiat terobosan (breaktrough oriented). Keahlian dalam terobosan ini tidak dalam bentuk proses bertahap, tetapi lebih kepada penggunaan Tujuh Kerangka Berpikir, sebagai berikut : 1. Originalitas dan Kemandirian Pendekatan originalitas dan kemandirian ini menjadi dasar agar tidak selalu bertitik tolak pada permasalah biasa, tetapi masuk pada kondisi untuk mencari sesuatu yang baru dalam pemecahan masalah. 2. Menentukan Target Menentukan target yang tepat dan berkonsentrasi kepadanya dengan menyortir kegiatan-kegiatan yang berhubungan langsung dengan target tersebut. 3. Memecahkan Masalah Berulang-ulang Membuat model permasalahan yang terjadi, melakukan simulasi terhadapnya, dan mencoba model tersebut kepada permasalahan yang lain, lalu mensimulasinya kembali secara berulang-ulang, sehingga jawaban dari permasalahan yang terjadi memiliki sifat stabil. 4. Memiliki Sistem Khusus Keberhasilan memecahkan suatu masalah akan memunculkan masa-lah lain. Hal ini karena satu masalah yang kita hadapi adalah bagian dari sistem permasalahan yang integeral, sehingga diperlukan sistem pemecahan masalah yang mencakup keleluasaan elemen dan dimensi permasalahan yang sedang dihadapi. 5. Mengumpulkan Informasi yang Akurat Informasi yang akurat menentukan keberhasilan pemecahan masa-lah. Ini termasuk keahlian dalam mencari sumber informasi dan meracik berbagai informasi yang didapatkan. 6. Orientasi kepada Orang Lain Pemecahan suatu masalah harus bersifat universal, sehingga setiap orang yang memiliki permasalahan yang sama bisa memecahkan masalah dengan menggunakan pendekatan yang pernah dilakukan pendahulunya. 7. Memperbaiki Jadwal dan Program Kerja Kunci dalam memecahkan masalah yaitu menentukan tujuan atau target yang lebh besar, lalu menentukan pembaharuan sebagai antisipasi kemungkinan terjadinya masalah baru, lalu melakukan semua itu dengan keyakinan dan manajemen yang baik. IV. PENUTUP Demikianlah penyajian materi Problem Solving yang bisa dikemukakan pada kesempatan, semoga mendatangkan manfaat dan dapat dipraktek-kan dalam kehidupan sehari-hari.*** Permainan Dalam Dinamika Kelompok Menyusun Batang Korek Api Bahan : batang korek api minimal 30 batang, botol bekas Waktu : 15 menit Instruksi : Buatlah kelompok kecil (7-10 orang), kemudian tiap kelompok berbaris ke belakang (buat 1 banjar). Dihadapan barisan masing-masing kelompok sediakan batang korek api dan botolnya. Secara berurutan mulai dari orang paling depan mengambil satu batang korek api simpan di atas mulut botol, kemudian orang kedua mengil satu batang korek api simpan juga diatas tutup botol, begitu terus sampai batang korek api habis/atau waktu habis. Kalau berhasil maka akan tersusun batang korek api denga rapi di atas mulut botol. Tujuan : 1. kekompakan kelompok 2. menyelesaikan ide/kreativitas dalam menyusun batang korek api 3. harmonisasi dalam melakukan penyusunan batang korek api 4. melatih kecepatan dan ketepatan berpikir. Membuat Sebuah Bangunan dari Sedotan Bahan : sedotan sebanyak 50 buah Waktu : 30 menit Instruksi : Buatlah bangunan apa saja, bisa rumah, gedung, rumah ibadah, dan lain lain dengan menggunakan sedotan ini. Bangunan yang kalian buat harus kokoh dan tidak gampang roboh ketika ditiup angin. Bagunan tersebut kokoh atau tidak akan dibuktikan dengan apakah bangunan tersebut roboh atau tidak ketika ditiup oleh fasilitator. Tujuan dari Games ini: 1. kerelaan untuk menerima dan mendengarkan pendapat dari teman sekelompok 2. melatih kepekaan imaginer (kecerdasan spatial) dapat berimajinasi bangunan apa yang bisa dibuat dari sedotan 3. melatih kecepatan berfikir 4. melatih mengambil keputusan dengan cepat dan tepat 5. mau menerima kegagalan untuk dijadikan pelajaran untuk yang akan datang Review : 1. apakah maksud dari permainan ini? 2. sudahkah setiap anggota kelompok menyumbangkan pemikirannya? 3. bagaimana cara berfikir dengan cepat, dan tepat? 4. bagaimana menahan emosi ketika sedang membuat bangunan? 5. ketika gagal apakah yang anda lakukan?? Lingkaran Berbelit Tujuan : Menyadarkan peserta tentang pentingnya rasa 1 tim untuk memudahkan proses belajar dan bekerja dalam kelompok. Langkah-langkah: 1. Peserta berdiri dalam lingkaran, lalu menjulurkan kedua tangannya ke depan. Kemudian memegang tangan 2 peserta lainnya (missal : tangan kiri memegang tangan si A, tangan kanan memegang tangan si B) sampai membentuk suatu belitan besar. 2. Semua kerjasama untuk coba membentuk kembali lingkaran sempurna tanpa melepaskan tangan yang dipegang dan tanpa berbicara. Menggambar bersama Latar Belakang : Sebuah kelompok baru dapat berfungsi sebagaimana mestinya apabila terjadi komunikasi antar orang-orang yang terlibat di dalamnya. Tujuan : Peserta menyadari arti pentingnya komunikasi dalam suatu kelompok. Langkah-langkah: 1. Peserta dibagi dalam kelompok kecil (5 orang) dan setiap anggota kelompok memiliki nomor urut sendiri-sendiri dari nomor 1 sampai 5. 2. Tiap kelompok mendapat selembar kertas plano dan sebuah spidol untuk menggambar. 3. Secara berurutan setiap menit, setiap orang dalam kelompok masing-masing diminta menggambar pada kertas plano yang ada, dengan syarat : tidak boleh bertanya atau bicara satu sama lain, setiap orang menggambar apa yang dimaui dan dipikirkan sendiri, kemudian dilanjutkan oleh yang lain pada kertas yang sama menurut apa yang dimaui dan dipikirkan sendiri pula, dan seterusnya sampai seluruh anggota kelompok memperoleh bagian waktunya masing-masing untuk menggambar. Bahan Diskusi : a. Berapa kelompok yang mampu menghasilkan gambar yang utuh dan jelas? b. Apa kesan dan perasaan setiap orang terhadap hasil gambar kelompoknya? c. Bagaimana seharusnya proses yang ditempuh agar hasil kerja bersama itu memuaskan semua orang dalam kelompok yang bersangkutan ? Menggambar Wajah Pasangan Tujuan: 1. Membantu peserta untuk memandang langsung ke dalam mata pasangannya, saling mengenal cirri-ciri wajahnya, dengan harapan hal ini bisa membantu peserta untuk saling terbuka dan tidak lagi kikuk dengan yang lainnya. 2. Melatih peserta satu cara sederhana tentang menggambar dan menghilangkan perasaan peserta bahwa mereka tidak mampu menggambar. Langkah-langkah: 1. Dengan sehelai kertas setiap pasangan saling berhadapan dan mulai menggambar wajah pasangannya. Bisa mulai dari mana saja tetapi tidak boleh melihat kertas sama sekali. 2. Gerakkan tangan mengikuti arah gerak pandangannya yang menelusuri garis wajah pasangannya. 3. Setelah selesai menggambar, masing-masing pasangan bergantian mewawancarai pasangannya, mengenai nama, tempat tinggal, pekerjaan, umur, keluarga dan sebagainya. Waktunya cukup 5 menit saja untuk setiap peserta. 4. Kemudian setiap pasangan tampil di depan kelompok memperkenalkan pasangannya dengan cara menunjukkan gambar pasangannya sambil menyebutkan:”Nama saya…(nama pasangannya), tempat tinggal….dan seterusnya. Mutiara Dalam Guci Tujuan Merangsang kreativitas dan keberanian peserta untuk berpendapat. Langkah-langkah: 1. Gambarlah sebuah guci dengan berisi berbagai benda di dalamnya, di papan tulis (atau di tempat yang bisa dilihat oleh sluruh peserta). 2. Katakan kepada peserta bahwa itu adalah gambar sebuah guci yang berisi penuh dengan bermacam kerilik, pecahan beling, dan batu-batu yang tidak berguna. Di bagian dasar ada mutiara yang sangat mahal harganya. 3. Tanyakan kepada peserta, bagaimana caranya mengeluarkan mutiara itu dalam waktu yang singkat dan gampang. 4. Diskusikan apa hikmah yang bisa dipetik dari permainan ini. Pecah Balon Latar Belakang Bila peserta terlalu banyak menguras pikiran atau berdebat tanpa penyelesaian yang memuaskan pada kegiatan sebelumya, hal ini akan sangat mempengaruhi konsentrasi mereka untuk mengikuti kegiatan berikutnya. Tujuan Memberikan kesegaran kepada peserta dengan melampiaskan emosinya. Langkah-langkah: 1. Bagikan kepada setiap peserta sebuah balon dan seutas tali raffia (kira-kira sepanjang 2 jengkal). 2. Mintalah mereka meniup balon masing-masing. 3. Mintalah mereka mengikatkan balon tersebut di kaki kirinya. 4. Mintalah seluruh peserta berdiri di tengah ruang belajar. 5. Jelaskan kepada peserta bahwa tujuan kegiatan ini adalah memecahkan balon orang lain sebanyak mungkin dengan cara menginjak balon-balon tersebut. 6. Beri aba-aba untuk mulai. 7. Bahas bersama peserta apa saja yang mereka rasakan, lihat dan dengar selama kegiatan tadi. Kenapa begitu ? Apa kesimpulan yang dapat ditarik? 8. Sekarang topic yang direncanakan sudah bisa dimulai. Bahan-bahan: Balon dan tali raffia sebanyak jumlah peserta. Rantai Nama Tujuan Permainan ini dimaksudkan bagi kelompok yang belum saling kenal nama masing-masing, agar lebih akrab, serta memberi pengalaman tampil di depan forum. Langkah-langkah: 1. Peserta besama pemandu berdiri di dalam lingkaran 2. Pemandu menjelaskan aturan permainan sebagai berikut : Salah seorang menyebutkan namanya dengan suara keras agar terdengar oleh setiap peserta, kemudian peserta yang berdiri di sebelahnya (kiri atau kanan) menyebutkan nama peserta pertama tadi ditambah dengan namanya sendiri. Peserta ketiga menyebutkan nama peserta pertama dan kedua ditambah dengan namanya sendiri, begitu seterusnya sampai selesai. 3. Proses ini diulangi lagi dengan arah berlawanan, dimulai dari peserta yang terakhir menyebutkan rantai nama tersebut. Variasi Buat lingkaran, setiap peserta secara bergiliran menyebutkan nama panggilan, umur, tempat asal, pekerjaan, lalu peserta yang lain menirukan, begitu seterusnya sampai selesai satu putaran. Putaran kedua, semua peserta mengulangi lagi secara bersama-sama data pribadi tersebut, dengan urutan seperti semula.